Nasıl Ulaşılır ?
Hastanemiz yataklı servis kapısından giriş yapılarak, asansörle -1 kat seçilerek yada merdivenler kullanılarak ulaşılabilir.
Hastane zemin katında bulunmaktadır.
Birim Çalışanları:
Neslihan HAYIRLI - Tıbbi Sekreter
İletişim :
0 364 511 05 05 / 21 16
Görev ve Sorumluluklar:
ARŞİV PLANI
Arşiv yerleşim planı arşiv bölümünde bulundurulur. Dosyalara ulaşım yerleşim planı dâhilinde yapılır.
Arşiv planı, hasta dosyalarına kolay erişimi sağlayacak ve izlenebilir şekilde oluşturulmuştur.
ARŞİVE ERİŞİM VE İLGİLİ YETKİLENDİRME
Arşivde görevli personel hastane idaresi tarafından arşiv bölümünde görevlendirilir. Görevlendirilen personel dışında arşiv bölümüne giriş çıkışlar idare tarafından belirlenir.
DOSYALARIN ARŞİVE TESLİMİ, İÇERİĞİNİN KONTROLÜ VE KABULÜ
Dosya içeriğinde zorunlu bulunması gereken belgeler belirlenmiş olup bu belgeler kontrol edilerek dosya arşive hazır hale getirilir. Hastaya ait görüntüleme ve laboratuvar sonuç raporları bilgisayar ortamında saklanmaktadır.
Dosyalar birim personeli tarafından öncelikle Faturalama birimine teslim eder. Daha sonra faturalama birimi TİG birimine ,TİG birimi arşiv personeline muhteviyatı karşılıklı kontrol edilerek imza karşılığı teslim edilir. Arşiv görevli personel tarafından dosyanın içeriği kontrol edilerek imza karşılığı teslim alınır.
Eğer dosya içeriğinde eksiklik mevcut ise ilgili birime gönderilerek tamamlanması sağlanır.
KABUL EDİLEN DOSYALARIN ARŞİVE YERLEŞTİRİLMESİ
Hasta dosyasına verilen numaranın sırasına göre yerleştirme yapılır. Hastanın daha önce dosyası varsa önceki dosya ile yeni dosya birleştirilir. Önceki sıra numarası verilir. Arşiv yerleşim planına göre yerleşimi gerçekleştirilir.
DOSYALARIN ARŞİVDEN ÇIKIŞI
Arşiv dosyalarının birimlere tesliminde "Arşiv Evrakı İstem Formu"kullanılır. İstem formu eksiksiz olarak doldurularak arşivden alınan dosya, teslim alan görevli tarafından arşiv dosyası isteyen birime ulaştırılır. Birim tarafından arşive tekrar iade edilecek dosya için aynı form üzerinde işlemler yürütülür. Dosyaların arşive iadesinin takibi arşiv görevlileri tarafından yapılır. İade durumunda ilgili form iade eden personele teslim edilir.
ARŞİVE YERLEŞTİRİLEN DOSYALARIN KORUNMASI, SAKLANMASI VE İMHASI İLE İLGİLİ USUL VE ESASLAR
Arşive kabul edilen dosyaların muhafazasının sağlanması için gerekli önlemler alınmıştır. Bunun için düzenli olarak ısı- nem takibi yapılmaktadır. Haşerelere karşı düzenli olarak ilaçlama yapılmaktadır. Dosyalar yerleşim planına uygun olarak yerleştirilir. Tıbbi kayıt ve arşiv hizmetleri yönetmeliğine göre saklanma süreleri baz alınarak saklanır.
Tıbbi arşivde imha edilebilecek nitelikteki dokümanlar, tutanak altında imha edilir. Tutanakta imha edilecek dokümanın ismi, doküman sıra numarası, imha edilecek dokümanın üzerinde yazılı olan tarih (dokümanın hangi tarihte doldurulduğunu gösteren tarih) bilgileri yer alır. İmha edilecek dokümanlar imha işleminden önce imha komisyonu tarafından listelenir.
ADLİ VAKA DOSYALARININ YÖNETİMİ
Adli vaka dosyaları gerekli kontrolleri yapılarak teslim alınır ve adli arşiv bölümünde muhafaza edilir. Savcılık tarafından resmi yazı ile istenen evrakların onaylı fotokopisi resmi posta sistemi ile gönderilir. Dosyanın aslı istenmiş ise işlem sonunda kuruma iadesi takip edilir. Tüm bu işlemler adli sicil birimi çalışanları tarafından yürütülür. Adli vakalara ilişkin tüm tahlil, tetkik sonuçları ile her türlü kayıt, dokümanlar ve hasta dosyaları kurumumuz arşivinde muhafaza edilmek üzere sıraya konur. Adli Vaka dosyalarının üzerine, girişi yapıldıktan sonra bilgi mahremiyeti göz önünde bulundurularak, kırmızı renkli ADLİ VAKA kaşesi basılır.